Pencatatan Transaksi

Pengaruh transaksi terhadap suatu perusahaan di dalam akuntansi dapat digambarkan dengan menggunakan persamaan akuntansi sebagai berikut:

Aktiva = Utang + Ekuitas atau A = U + E

Ekuitas (modal) perusahaan dapat berubah apabila perusahaan memperoleh Pendapatan (P) atau adanya setoran modal, dan perusahaan menyerap Beban (B) atau adanya pengambilan modal (prive).

Meskipun setiap transaksi dapat dicatat dengan persamaan akuntansi seperti di atas, namun bentuk pencatatan tersebut kurang praktis digunakan, karena transaksi yang terjadi di perusahaan selama periode tertentu akan menyangkut berbagai pos (elemen) aktiva, utang, modal, pendapatan dan biaya yang jumlahnya dapat mencapai ratusan.

Agar informasi harian dapat tersedia, pada saat dibutuhkan, dan laporan keuangan dapat disusun setiap saat, maka perlu dibuat catatan yang terpisah untuk setiap pos. Catatan tersebut dalam akuntansi disebut dengan rekening (akun). Sedangkan kelompok rekening yang berkaitan dan merupakan satu unit disebut buku besar (ledger).

Akun adalah catatan formal akuntansi yang digunakan untuk mengikhtisarkan transaksi yang terjadi selama periode akuntansi dan bentuk akun ini dapat bermacam-macam. Bentuk paling sederhana suatu akun terdiri atas tiga bagian: (1) Judul, yang menunjukkan nama dari pos yang dicatat, (2) ruang (tempat) untuk mencatat penambahan jumlah dari pos tersebut dalam unit rupiah (uang) dan (3) ruang untuk mencatat pengurangan jumlah dari pos tersebut. Bentuk rekening tersebut sering disebut akun dua kolom atau akun T.

Pada akhir periode seluruh akun dijumlahkan dan dihitung saldonya. Akun-akun ini merupakan bahan dasar yang akan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Akun-akun pendapatan dan beban dipakai untuk menyusun laporan laba rugi, akun aktiva, utang dan ekuitas dipakai untuk menyusun neraca, akun ekuitas dan prive dipakai untuk menyusun laporan perubahan modal dan akun kas dipakai untuk menyusun arus kas.

Cara pencatatan langsung ke dalam akun sulit dilakukan dalam praktik, karena jumlah akun cukup banyak dan terjadi kesalahan sulit untuk melacak kesalahan tersebut, maka untuk pencatatan transaksi sebelum dilakukan pencatatan ke dalam akun, terlebih dahulu dicatat dalam buku jurnal. Buku jurnal yaitu buku yang digunakan untuk mencatat kejadian keuangan (transaksi) yang dilakukan secara urut waktu dan pencatatan dalam buku jurnal ini juga sejalan dengan persamaan akuntansi, dalam arti setiap transaksi akan didebet dan dikredit dalam jumlah yang sama. Bentuk buku jurnal ini yang banyak dikenal adalah bentuk dua kolom.