Pengaruh transaksi terhadap suatu perusahaan di dalam akuntansi dapat digambarkan dengan menggunakan persamaan akuntansi sebagai berikut:
Aktiva = Utang + Ekuitas atau A = U + E
Ekuitas (modal) perusahaan dapat berubah apabila perusahaan memperoleh Pendapatan (P) atau adanya setoran modal, dan perusahaan menyerap Beban (B) atau adanya pengambilan modal (prive).
Meskipun setiap transaksi dapat dicatat dengan persamaan akuntansi seperti di atas, namun bentuk pencatatan tersebut kurang praktis digunakan, karena transaksi yang terjadi di perusahaan selama periode tertentu akan menyangkut berbagai pos (elemen) aktiva, utang, modal, pendapatan dan biaya yang jumlahnya dapat mencapai ratusan.
Agar informasi harian dapat tersedia, pada saat dibutuhkan, dan laporan keuangan dapat disusun